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会议期间使用的印刷品
[ 作者:admin 转贴自:未知 点击数:1541 文章录入:albsigui 更新时间:2008-07-31 16:27:45 ]

会期间使用的印刷品视各主办单位预算及需要而制作,基本上节目手册友标牌一定不能少。

(一)大会节目手册(program)
  与会者抵达会场报到时所领取到由大会制作关于本次会议所有议程、活动及相关讯息的一本节目手册,对与会者来说,这本册子提供所有有关本次会议他(她)需要知道及想知道的资料与讯息,因此制作这本册子需要足够时间及详细正确的资料,方能满足与会者及所有相关工作人员所需,毕竟这本册子所包含的内容正呈现了会议筹办者所有筹备工作的成果。

封面
1.大会logo及名称。
2.手册名称。
3.日期、时间及地点。
4.主办单位。
5.大会标语或主题。

 内容
1.时间、日期和地点。
2.会议名称。
3.主办单位及协办单位或指导单位。
4.大会筹备委员会名单及秘书处。
5.会议主题。
6.会议主席欢迎词。
7.贵宾贺词。
8.开幕典礼程序表。
9.会议日程表。
10.演讲人名字、职称、演讲题目、演讲地点、发言人名字。
11.大会相关资讯,如报到时间/地点、茶点供应时间、秘书处开放时间等。
12.社交节目介绍。
13.旅游/眷属节目介绍。
14.会场平面图。
15.展览摊位平面图。
16.展览厂商及展品介绍。
17.停车场及收费情形。 

(二)其他印刷项目
  会议期间需要很多相关印刷品,如果预算许可,应该尽早规划需要的项目,才可及早作业。 

  名牌:为与会者识别证,作用于进出会场、展览场,也用于社交场合彼此交谈辨认之用。有些主办单位为使会场不要太混乱,事先将名牌寄给已报名的与会者,但大部分于会场报到时领取。   

  印制名牌可依照大会的CIS去作整体设计,内容有大会名称(logo)、日期、地点,然后可用不同颜色区分各种身分,如:贵宾、演讲人、与会者、工作人员、眷属等。记住要提早一点设计印刷名牌,因为要安排足够时间将名字打上去,同时印刷数量要控制好,以免届时有些颜色印太多,而有些却不够用。 

  与会证书/感谢状:通常与会者会希望在出席一个国际会议后,能由主办单位颁发一张出席证明,也就是与会证书,除了证明他(她)有参与这个盛会之外,还是值得留存的一个纪念,所以很多主办单位会花心思好好设计这张证书。证书上有大会名称/Iogo、时间/地点及证明某人参与此次会议,最后由主办单位负责人签名。  

  感谢状不一定需要,但如果要感谢特别邀请的发言人或一些对大会有贡献的个人/单位或团体,可以印制感谢状颁发给他们。格式设计与证书差不多,只是内容文字不同而已。如果经费足够,也由主办单位特别制作奖牌赠送给这些人。   

  晚宴邀请卡、餐券:设计一份大会专属精美的晚宴(酒会)邀请卡,不仅加深与会者及邀请贵宾的印象,也会提高会议的隆重性,让被邀请的人有受重视的感觉。  

  如果大会有提供午餐或需要付费的晚宴,最好印制简单的餐券给与会者,一来可以让与会者知道在何处用餐,二来也可使主办单位控制人数与结账之用。

(三)论文摘要集/与会者名册
  一般学术会议才会需要印制论文摘要集,特别是医学会议。其封面设计与节目手册大致相同,内容则是将论文摘要一篇一篇加以编号后编排进去。  

  与会者名册大部分会议不会印制,但也有些会议的传统是会将报名者的姓名/单位/地址/国家编印成册,当作一份资料给与会者参考留存。

资料托运服务

会议资料托运需要注意以下方面:

1.需要提前2天运到前昆明

2.可以由我社收货,并由我们转运到酒店,所发生的运费由会务组承担

3.会务组发货后,需将发货单传真到我社,确认收货人的电话和身份证

4.特殊情况请详尽告之

5.会务组到酒店后,查收托运资料

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